System Review

System Review adalah mekanisme penyempurnaan sistem yang dilakukan oleh setiap Bidang di semua Unit untuk memastikan sistem organisasi tetap relevan, update, dan semakin bagus dari waktu ke waktu.

Ketentuan Umum

  1. Kegiatan ini dilaksanakan setiap 6 bulan sekali
  2. Dilakukan oleh masing-masing Bidang
  3. Diikuti oleh minimal 50% dari anggota Bidang
  4. Setiap anggota membaca sistem (jenisnya bebas) dengan jumlah yang disepakati
  5. Selain mereview sistem milik sendiri, setiap Bidang juga mereview sistem milik 1 (satu) Bidang lain.

Agenda Meeting

Pembagian Tugas

  1. Kepala Bidang membagikan sistem yang harus dibaca oleh setiap anggota peserta meeting

Durasi: 15 menit

Sesi Reading

  1. Membaca sistem secara fokus dan seksama
  2. Menandai poin-poin yang membingungkan atau dirasa sudah tidak relevan

Durasi: 30 menit

Sesi Pembahasan

  1. Masing-masing anggota menyampaikan hasil temuannya
  2. Anggota lain memberikan tanggapan atau feedback

Durasi: 60 sampai 90 menit

Hasil Meeting

Aktifitas System Review menghasilkan satu bentuk laporan yang diberi nama Laporan System Review, dengan format seperti berikut:

  1. Judul sistem
  2. Nomor
  3. Bidang
  4. Status
    1. Perlu Ditinjau
    2. Bagus
  5. Keterangan

Jika Status adalah “Perlu Ditinjau”, maka di dalam Keterangan bisa dijelaskan lebih lanjut terkait hal tersebut, misal:

  1. Ada typo di bagian [sebutkan]
  2. Pada bagian/poin ke-[sekian] bisa disesuaikan
  3. Sistem ini bisa dibataslkan
  4. Bisa digabung dengan sistem lain

Dan seterusnya, menyesuaikan temuan saat System Review.

Template Laporan System Review bisa diakses di halaman Templates.

Tanda Tangan Dokumen

Laporan System Review yang sudah dibuat, perlu ditandatangani oleh pihak-pihak berikut:

  1. Diketahui: Kepala Departemen Human Resources
  2. Diterima: Ketua Yayasan

Perbaikan dan Pembaruan Sistem

Berdasarkan Laporan System Review yang sudah ditandatangani, dokumen laporan tersebut dibagikan ke masing-masing Bidang, kemudian Bidang segera memperbaiki/memperbarui sistem tersebut maksimal 3 pekan setelah dilaksanakan System Review.

Pengecualian Kondisi

Dalam kondisi yang mendesak dan prioritas (urgent), System Review (pembaruan/pembatalan) bisa dilakukan kapanpun melalui koordinasi Bidang dengan report-line (Mudir, Ketua Yayasan)

Keterangan

  • Nomor Guideline: GL-006.7.11.2024
  • Diresmikan: 7 November 2024
  • Pembaruan: 25 Februari 2025