Rekrutmen pegawai adalah proses mencari, menyeleksi, dan merekrut kandidat yang sesuai dengan kualifikasi untuk mengisi posisi atau jabatan tertentu. Tujuan utama dari rekrutmen adalah memastikan yayasan memiliki tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan, baik dari segi keterampilan, pengalaman, maupun nilai-nilai yang sejalan dengan budaya yayasan.
Proses rekrutmen pegawai bisa dilakukan dengan alur sebagai berikut:
Identifikasi Kebutuhan
Yayasan melalui Departemen HR mengidentifikasi kebutuhan pegawai baru atau pegawai tambahan. Proses identifikasi bisa dilakukan berdasarkan:
- Perencanaan Strategis: Mengacu pada visi, misi, dan strategi jangka panjang yayasan di masa yang akan datang.
- Surat Permohonan: Mengacu pada surat permohonan pegawai baru yang diajukan oleh departemen, lembaga/unit yang ada di bawah naungan yayasan.
Jenis Rekrutmen
- Rekrutmen Internal: Mengisi posisi dengan pegawai yang sudah bekerja di yayasan, seperti melalui promosi atau rotasi.
- Rekrutmen Eksternal: Mencari kandidat dari luar yayasan baik secara offline/online melalui portal lowongan kerja internal dan eksternal, job fair, media sosial, atau lembaga lain.
Publikasi Lowongan Kerja
Jika di internal yayasan belum ada kandidat yang memenuhi standar kualifikasi yang dibutuhkan, lakukan proses publikasi lowongan kerja dengan ketentuan sebagai berikut:
- Buat informasi lowongan pekerjaan dalam bentuk poster atau teks yang berisi judul lowongan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, dan info kontak atau formulir submisi.
- Publikasikan informasi lowongan pekerjaan ke portal lowongan kerja internal yayasan atau portal lowongan kerja eksternal seperti Glints, LinkedIn, grup/akun loker di sosial media dan sejenisnya.
Seleksi Berkas
- Staf HR atau recruiter mengumpulkan semua berkas lamaran yang masuk melalui berbagai saluran (email, portal lowongan kerja, dan WhatsApp). Tinjau setiap berkas lamaran untuk mencari kualifikasi dasar yang dibutuhkan, seperti:
- Pengalaman kerja yang relevan.
- Pendidikan dan kualifikasi yang sesuai.
- Memiliki keterampilan atau sertifikasi yang dibutuhkan.
- Jika kandidat memasukkan referensi dalam CV atau surat lamaran, lakukan verifikasi informasi tersebut untuk memastikan keaslian dan validitas data. Termasuk juga informasi kontak lainnya, seperti sosial media untuk dilakukan background checking.
- Setelah menyaring dan mengevaluasi berkas, buat daftar kandidat yang memenuhi syarat, beritahukan dan jadwalkan mereka untuk mengikuti tes wawancara atau seleksi lebih lanjut.
- Untuk kandidat yang belum terpilih, arsipkan datanya di Spreadsheet yang sudah disediakan untuk kebutuhan di masa yang akan datang.
Tes Wawancara
Guna untuk menyelaraskan informasi yang tercantum dalam CV dan surat lamaran yang dikirimkan, kandidat perlu menjalani tes wawancara.
Tahap 1: Tes wawancara dengan HR
- Jadwalkan tes wawancara untuk kandidat yang telah lolos seleksi berkas.
- Tes wawancara bisa dilakukan secara online, dan offline untuk kandidat yang tempat tinggalnya dekat dengan alamat yayasan.
- Ajukan pertanyaan menggunakan template pertanyaan yang sudah disediakan.
- Setelah wawancara selesai, sampaikan kepada kandidat terkait perkiraan jadwal dan proses selanjutnya, yaitu tes wawancara dengan user/report line.
- Catat hasil wawancara di lembar penilaian yang telah disiapkan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
- Maksimal 5 (lima) hari kerja setelah wawancara, informasikan jadwal tes wawancara tahap 2 kepada kandidat, dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan pihak terkait.
Tahap 2: Tes wawancara dengan user/report line
- Tes wawancara tahap 2 bisa dilakukan secara online, dan offline untuk kandidat yang tempat tinggalnya dekat dengan alamat yayasan.
- Maksimal 1 (satu) hari sebelum jadwal wawancara dimulai, serahkan lembar penilaian hasil wawancara tahap 1 kepada pihak terkait sebagai referensi.
- Lakukan perkenalan dan berikan gambaran singkat mengenai departemen, lembaga/unit serta posisi yang dilamar oleh kandidat.
- Ajukan pertanyaan mendalam terkait kemampuan teknis, kecocokan dengan tugas spesifik, dan kemampuan kolaborasi dalam tim.
- Catat hasil wawancara di lembar penilaian yang telah disiapkan, kemudian serahkan kepada Departemen HR untuk dievaluasi.
Pengumuman
Maksimal 3 (tiga) hari setelah wawancara tahap 2, informasikan hasil seleksi kepada kandidat dengan ketentuan:
- Lolos: Sampaikan kepada kandidat bahwa yang bersangkutan dinyatakan lolos dan diterima sebagai pegawai yayasan menggunakan template yang disediakan dengan melampirkan dokumen, diantaranya:
- Job Description dan Activity untuk posisi yang dilamar.
- Draft MoU.
- Tanyakan kepada yang bersangkutan apakah sepakat dengan isi dokumen yang diberikan. Jika sepakat, lanjutkan ke tahap on-boarding.
- Jika maksimal 2 x 24 jam, yang bersangkutan tidak ada balasan, maka dinyatakan telah mengundurkan diri.
- Tidak Lolos: Sampaikan kepada kandidat bahwa yang bersangkutan belum memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan menggunakan template yang telah disediakan.
Onboarding
Onboarding adalah proses terstruktur yang bertujuan untuk membantu pegawai baru memahami peran, tanggung jawab, serta budaya kerja yang ada. Tahapan onboarding, diantaranya:
Persiapan
- Menginformasikan kepada yang bersangkutan terkait jadwal onboarding dan dress code yang digunakan selama masa onboarding dan probation.
- Menyiapkan dokumen kerja yang dibutuhkan, seperti MoU, SK dan lain-lain.
- Menyiapkan akses pegawai baru, seperti kartu RFID, akses internet dan perangkat kerja lainnya.
Hari pertama: Orientasi pegawai baru
- Sambutan dari HR dan/atau pimpinan departemen, lembaga/unit penempatan (atau yang mewakili).
- Memberikan ikhtisar tentang proses dan agenda onboarding.
- Memberikan informasi tentang visi, misi, nilai, budaya, dan struktur organisasi yayasan serta departemen, lembaga/unit penempatan.
- Melakukan tur dan pengenalan lingkungan kerja/kantor.
- Memperkenalkan pegawai baru kepada rekan kerja dan anggota tim lainnya.
- Memberikan informasi terkait prosedur pengajuan izin, cuti dan lain sebagainya
Probation
Untuk memastikan bahwa pegawai baru memiliki keterampilan, sikap, dan performa yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
Hari kedua – 2 bulan pertama: Pendampingan dan mentoring
- HR melakukan serah terima pegawai baru dengan departemen, lembaga/unit penempatan.
- Menjelaskan tanggung jawab pekerjaan, dan ekspektasi kinerja yang diharapkan.
- Memberikan pelatihan tentang alat kerja, perangkat lunak, atau proses operasional yang diperlukan.
- Mendampingi pegawai baru dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Bisa dilakukan oleh rekan kerja senior atau pimpinannya langsung.
- Memberikan evaluasi awal terhadap performa, memberi umpan balik konstruktif, dan menetapkan target ke depan.
- Minimal 3 (tiga) hari sebelum masa probation selesai, pihak terkait menyerahkan form penilaian masa probation kepada HR dan melakukan diskusi serta penilaian untuk memutuskan apakah yang bersangkutan bisa lanjut atau tidak.
Keterangan
- Nomor Guideline: GL-007.7.2.2025
- Diresmikan: 07 Februari 2025
- Pembaruan: –