Pembuatan SOP

SOP (Standard Operating Procedure) adalah dokumen yang disahkan oleh Unit atau Yayasan, dan dijadikan referensi serta acuan kerja oleh seluruh insan di bawah Yayasan.

Ketentuan Umum

  1. SOP boleh disusun oleh siapa saja (seluruh insan), apapun posisi/jabatannya, selain Ketua Yayasan
  2. SOP melekat pada Bidang jika di Unit, dan Departemen jika di Yayasan
  3. Jika yang menyusun bukan Kepala Bidang, maka Kepala Bidang wajib memberikan paraf di bagian Tinjauan dan Validasi
  4. Penyusun SOP bisa lebih dari 1 orang, diutamakan yang mengerti/pengalaman terkait SOP yang dibuat
  5. Menyusun SOP sesuai format yang sudah disediakan di Templates
  6. Jika untuk keperluan eksternal, maka definisi atau penamaan SOP berganti menjadi Tartib

Penyusunan

  1. Saat insan atau organisasi merasa perlu membuat SOP, maka lakukan diskusi dengan pihak-pihak yang terkait dan dirasa perlu
  2. Penyusun bisa berasal dari inisiator atau yang disepakati ditunjuk oleh atasan (report line) atau rekan-rekannya
  3. SOP bersifat prosedur ringan dan fokus pada aktifitas yang spesifik
  4. Setiap judul SOP idealnya hanya berisi 5 poin, dan diusahakan tidak lebih dari 7 poin

Catatan: Jika lebih dari 7 poin, pertanda bahwa SOP kemungkinan bisa menjadi 2 judul, atau bahkan menjadi sistem lain (Guideline, misalnya).

Tinjauan dan Validasi

Proses ini penting untuk dilakukan, agar menghasilkan SOP yang lebih akurat dan tepat sasaran.

  1. Jika yang menyusun SOP adalah Kepala Bidang, maka bisa lakukan Tinjauan dan Validasi ke tim di bawah, atau juga ke Bidang lain yang ada keterkaitan
  2. Jika yang menyusun bukan Kepala Bidang, maka Kepala Bidang wajib tercantum sebagai salah satu yang melakukan Tinjauan dan Validasi

Revisi

  1. Setelah melalui serangkaian proses, dimungkinkan untuk adanya revisi
  2. Lakukan penyesuaian sampai SOP dirasa betul-betul akurat dan tepat sasaran

Pengesahan

Pengesahan dokumen SOP dilakukan Kepala Unit atau Ketua Yayasan.

Di Unit atau lembaga:

  1. Pesantren Sintesa disahkan oleh Mudir
  2. Baitul Maal Amiru disahkan oleh Direktur Amiru

Di Yayasan:

  1. Seluruh Departemen di bawah Yayasan disahkan oleh Ketua Yayasan

Kondisional

Jika penyusunan SOP Unit dilakukan oleh Kepala Unit (Mudir, Direktur), maka pengesahan dilakukan oleh Ketua Yayasan.

Publikasi di Zona

Dokumen SOP yang sudah disahkan diberikan ke TU masing-masing Unit atau Sekretaris Yayasan untuk diupload ke masing-masing Zona sesuai dengan format yang sudah disepakati.

Sosialisasi

  1. Lakukan sosialisasi kepada pihak terkait
  2. Sosialisasi dilakukan atau dipimpin oleh Kepala Bidang atau Kepala Departemen

Keterangan

  • Nomor Guideline: GL-001.10.11.2023
  • Diresmikan: 10 November 2023
  • Pembaruan: 07 November 2024