System Review adalah meeting yang dilakukan oleh setiap Bidang di semua Unit untuk memastikan sistem organisasi tetap relevan, update, dan semakin bagus dari waktu ke waktu.
Ketentuan Umum
- Kegiatan ini dilaksanakan setiap 6 bulan sekali
- Dilakukan oleh masing-masing Bidang
- Diikuti oleh minimal 50% dari anggota Bidang
- Setiap anggota membaca sistem (jenisnya bebas) dengan jumlah yang disepakati
- Porsi sistem yang dibaca adalah 70% milik Bidang sendiri, dan 30% milik Bidang lain (bebas)
Keterangan: 30% milik Bidang lain tidak boleh dicampur beberapa Bidang, cukup satu Bidang saja.
Agenda Pelaksanaan
Pembagian Tugas
- Kepala Bidang membagikan sistem yang harus dibaca oleh setiap anggota peserta meeting
Durasi: 15 menit
Sesi Reading
- Membaca sistem secara fokus dan seksama
- Menandai poin-poin yang membingungkan atau dirasa sudah tidak relevan
Durasi: 30 menit
Sesi Pembahasan
- Masing-masing anggota menyampaikan hasil temuannya
- Anggota lain memberikan tanggapan atau feedback
Durasi: 60 sampai 90 menit
Hasil Meeting
Aktifitas System Review menghasilkan satu bentuk laporan yang diberi nama Laporan System Review, dengan format seperti berikut:
- Judul sistem
- Nomor
- Bidang
- Status
- Perlu Ditinjau
- Bagus
- Keterangan
Jika Status adalah “Perlu Ditinjau”, maka di dalam Keterangan bisa dijelaskan lebih lanjut terkait hal tersebut, misal:
- Ada typo di bagian [sebutkan]
- Pada bagian/poin ke-[sekian] bisa disesuaikan
- Sistem ini bisa dibataslkan
- Bisa digabung dengan sistem lain
Dan seterusnya, menyesuaikan temuan saat System Review.
Template Laporan System Review bisa diakses di halaman Templates.
Tanda Tangan Dokumen
Laporan System Review yang sudah dibuat, perlu ditandatangani oleh pihak-pihak berikut:
- Diketahui: Kepala Departemen Human Resources
- Diterima: Ketua Yayasan
Keterangan
- Nomor Guideline: GL-009.7.11.2024
- Diresmikan:
- Pembaruan: –