Guideline ini disusun untuk memberikan arahan bagi pelaksana tugas atau pelaksana jabatan di Yayasan agar dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan optimal.
Tujuan
- Memberikan panduan yang jelas bagi pelaksana tugas/jabatan dalam menjalankan peran dan tanggung jawabnya.
- Memastikan kesinambungan dan stabilitas dalam operasional yayasan selama periode pelaksana tugas.
- Meningkatkan profesionalisme dan efektivitas dalam manajemen organisasi.
Mekanisme
Pelaksana tugas atau jabatan dipilih berdasarkan musyawarah manajemen dan ditetapkan melalui Surat Keputusan.
Peran dan Tanggung Jawab
- Memimpin dan mengelola tugas sesuai dengan sistem/peraturan yang berlaku.
- Bertanggung jawab atas pencapaian target dan program kerja.
- Mengkoordinasikan dan membina staf yang menjadi tanggung jawabnya.
- Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk kelancaran operasional.
- Menyusun dan mengimplementasikan strategi kerja yang efektif.
- Memastikan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas.
- Melakukan monitoring, evaluasi, dan supervisi terhadap tugas dan tanggung jawab tim.
- Melaporkan hasil kerja kepada report line secara berkala, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Menjalankan kebijakan yayasan/lembaga penempatan dan mengembangkan program yang sesuai dengan tanggung jawab yang diemban.
Batasan
- Tidak boleh bertindak diluar Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan yang telah disahkan.
Rencana Kerja dan Brief
Untuk memastikan transisi yang lancar dan kesinambungan tugas, pelaksana tugas/jabatan harus memiliki brief atau rencana kerja yang mencakup:
- Tugas harian dan mingguan yang harus segera dilakukan.
- Target utama yang harus dicapai dalam periode transisi.
- Laporan dan data penting yang harus dipahami.
- Program yang sedang berjalan dan statusnya.
- Tantangan yang sedang dihadapi dalam jabatan tersebut.
- Koordinasi dengan tim internal dan eksternal.
- Visi strategis yayasan dalam bidang yang dikelola.
- Pengembangan SDM atau perubahan organisasi yang diharapkan.
- Rekomendasi untuk pengembangan ke depan.
Catatan:
Rencana ini sebaiknya diberikan oleh pemegang jabatan sebelumnya (jika ada) atau langsung dari pimpinan yayasan agar pelaksana tugas bisa menjalankan tugasnya dengan baik. Jika tidak ada pemegang jabatan sebelumnya, maka pimpinan yayasan atau lembaga yang bertanggung jawab atas struktur organisasi perlu menyusun brief yang jelas.
Durasi
- Jangka Pendek (0–3 bulan)
- Jangka Menengah (3 – 6 bulan)
- Jangka Panjang (6 – 12 bulan)
Benefit
- Meningkatkan keterampilan kepemimpinan dan manajerial dengan pengalaman langsung dalam mengelola tim, mengambil keputusan strategis, serta menyelesaikan tantangan operasional.
- Memperluas wawasan dan pengalaman dalam pengelolaan yayasan/lembaga penempatan, termasuk dalam aspek perencanaan, koordinasi, dan implementasi kebijakan yang berdampak pada keberlanjutan organisasi.
- Membuka peluang pengembangan karir dalam yayasan/lembaga penempatan dengan memberikan pengalaman praktis dalam kepemimpinan, yang dapat menjadi pertimbangan utama untuk promosi ke posisi yang lebih tinggi.
- Mendapatkan tunjangan atau insentif sesuai dengan kebijakan yayasan sebagai bentuk apresiasi atas tanggung jawab dan kontribusi yang diberikan dalam menjalankan tugas tambahan.
Sanksi dan Konsekuensi
- Pelaksana tugas/jabatan yang tidak menjalankan tugas dengan baik akan mendapatkan teguran secara lisan atau tertulis.
- Jika pelanggaran yang dilakukan berdampak signifikan terhadap yayasan/lembaga penempatan, maka dapat dilakukan evaluasi atau penggantian pelaksana tugas.
- Pelanggaran yang bersifat berat akan diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Guideline ini menjadi pedoman bagi setiap pelaksana tugas atau jabatan di yayasan agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Evaluasi dan revisi petunjuk teknis dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Keterangan
- Nomor Guideline: GL-010.10.2.2025
- Diresmikan: 10 Februari 2025
- Pembaruan: –